¿Cuándo nace y cuándo termina la obligación de llevar libros y conservarlos?
Por Nuri Rodríguez Olivera y Carlos López Rodríguez
Llevar y conservar libros de comercio es un deber inherente a la calidad de comerciante. Nace y termina simultáneamente con el principio y el fin del ejercicio profesional del comercio.
En consecuencia, debe llevarse contabilidad desde el momento en que se inicia la actividad mercantil. Mientras ésta se desarrolla se mantiene la obligación y finalizada esa actividad cesa la obligación de llevar contabilidad, pero nace la obligación de conservar los libros por el término de 20 años. En efecto, el artículo 80 del Código de Comercio establece: "Los comerciantes tienen obligación de conservar sus libros de comercio por el espacio de veinte años, contados desde el cese de su giro o comercio". El punto de partida del término es el cese del giro.
¿Qué explicación tiene la disposición transcripta? El cese del comercio de una persona no produce la extinción instantánea de las relaciones jurídicas nacidas de su actividad comercial. Por otra parte, aun terminados todos los negocios pueden surgir reclamos derivados de ellos. Por tal motivo, se impone obligación de conservar los libros, que constituyen medios probatorios.
El artículo 80, inciso 2, dispone:
"Los herederos del comerciante se presume que tienen los libros de su autor, y están sujetos a exhibirlos en la forma y los términos que estarían la persona a quien heredaron".
Vencido el plazo de 20 años desaparece la obligación de conservarlos. De manera que aun cuando se les conserve no existe obligación de exhibirlos.
Si se trata de sociedades comerciales, la obligación de llevar libros, subsiste mientras se procede a su liquidación. Una sociedad da por terminada su actividad comercial cuando se produce una causal de disolución pero debe continuar llevando libros en la etapa de liquidación. En cuanto a la conservación de los libros, el artículo 183 de la Ley 16.060 dispone que si los socios no se ponen de acuerdo, será el Juez quien resuelva quién ha de conservar los libros y documentos sociales.
Para los libros de los corredores, hay una previsión especial. El artículo 105 del Código de Comercio establece:
"En caso de muerte o destitución de un corredor, es de cargo del Juez Letrado de Comercio de la Capital y fuera de ella de los Alcaldes Ordinarios respectivamente recoger los registros del corredor muerto o destituido y archivarlos en su Juzgado".
Los registros son los libros obligatorios que debe llevar el corredor. Puede entenderse que esta obligación se puso a cargo del Juez Letrado, en cuanto era el encargado del Registro Público de Comercio y que ahora ella corresponde al Registro Nacional de Comercio.