¿Cuáles son los libros que obligatoriamente debe llevar un comerciante?

El artículo 55 del Código de Comercio establece que los libros que los comerciantes deben tener indispensablemente, son los siguientes: libro diario, libro inventario y libro de correspondencia. Se trata de una exigencia mínima, aplicable a toda clase de comerciantes, sea cual fuere la importancia de sus negocios. Nada impide que un comerciante lleve otros libros, en cuanto lo estime necesario según el volumen de sus operaciones comerciales.

a. Libro Diario

El artículo 56 establece cuál es su contenido. De ese texto surge que el comerciante debe asentar en este libro cada una de las operaciones que realiza diariamente y todas esas operaciones. De ahí la importancia de este libro, que refleja toda la actividad y que se considera el eje de la contabilidad.

Es un libro analítico, pues se anotan las operaciones una por una, en forma separada y sucesiva, por orden cronológico. Hay excepciones.

El artículo 56, en su inciso final, establece: "Las partidas de gastos domésticos basta asentarlas en globo, en la fecha en que salieron de caja". Los autores discrepan en cuanto al significado de "gastos domésticos". Para algunos comprende los fondos que retira el comerciante para objeto distinto de su giro mercantil, especialmente los retiros para gastos personales. Para otros autores, se denomina así a los pequeños gastos de una empresa: artículos de limpieza, locomoción de empleados, etcétera. Preferimos esta última interpretación.

El artículo 58 establece que los comerciantes por menor deberán asentar día por día, la suma total de las ventas al contado y por separado, la suma total de las ventas al fiado. El texto recoge un criterio realista, teniendo en cuenta lo engorroso que resultaría anotar una por una cada operación en las ventas al detalle.

El artículo 57 establece: "Si el comerciante lleva libro de caja, no es necesario que asiente en el Diario los pagos verificados. En tal caso, el libro de caja se considera parte integrante del diario". En el Libro de Caja se anotará pago por pago, efectuado en el día, en forma analítica. Terminado el día, se pasa al Diario la cifra total de pagos hechos, sin detalle, pues el detalle ya está en el Libro de Caja.

b. Libro Inventario

Aunque el libro se llama así por el Código de Comercio, en realidad es más que un libro de inventario. Es libro de Inventario y de balances. El libro se abre con el inventario de los bienes afectados al giro en el momento de empezar la actividad comercial y contiene, además, el inventario y balance que se debe formular todos los años, al vencimiento de cada ejercicio.

La Ley 16.060 regula especialmente los estados contables que se deben formular a fin de ejercicio y establece mayores precisiones en cuanto a la forma en que se han de formular estos estados contables.

c. Libro de correspondencia

El inciso 3, artículo 44 del Código de Comercio, entre las obligaciones de los comerciantes, enumera: "La conservación de la correspondencia que tenga relación con el giro del comerciante...". El artículo 55 entre los libros obligatorios incluye: el copiador de cartas. El artículo 63: "En el libro copiador, trasladarán los comerciantes, íntegramente y a la letra todas las cartas que escribieron relativas a su comercio. Están asimismo obligados a conservar en legajos y en buen orden todas las cartas que reciban con relación a sus negociaciones, anotando al dorso la fecha en que las contestaron o haciendo constar en la misma forma que no dieron contestación".

En el artículo 64 se establece:

"Las cartas deberán copiarse por el orden de sus fechas en el idioma en que se hayan escrito los originales.

Las posdatas o adiciones que se hagan después que se hubieran registrado se insertarán a continuación de la última carta copiada, con la respectiva referencia".

El libro copiador no constituye libro de contabilidad estrictamente, sino un registro de la correspondencia. Interesa en particular la conservación de la correspondencia porque mediante ella se pueden celebrar contratos comerciales. Considerado como libro de comercio, se le aplican todas las normas de libros y por lo tanto puede servir de prueba .

Tal como surge de las disposiciones transcriptas, las normas se refieren tanto a la correspondencia activa como a la pasiva.

La correspondencia que se remite por el comerciante se registra por orden cronológico. Generalmente la trascripción de cartas que se envían al libro copiador de cartas se hacen por un sistema mecánico de impresión. La que se recibe se guarda en el orden que el comerciante estime adecuado según sus necesidades. Puede guardarlos en forma cronológica, o por materia o según los lugares de donde provienen.

El Decreto 540/91, en su art. 5, autorizó a las sociedades a sustituir el libro copiador de cartas, por la conservación y archivo de la correspondencia enviada.

Se impone su archivo en orden progresivo de fechas. El archivo de la correspondencia se debe llevar al Registro Nacional de Comercio para su intervención con la periodicidad establecida para las hojas móviles.

Nada dice el Decreto sobre la correspondencia recibida, por lo cual se continuará aplicando el art. 63, inc. 2, del Código de Comercio.